Ta summer party comme si t’étais à Miami

Si l’ambiance générale « chaleur tournante thermostat 42 » ne t’a pas convaincu, on te le dit : l’été est là. Et comme son arrivée est en générale parfaitement synchronisée avec une envie générale de départ en vacances, on s’est dit qu’il fallait te donner un petit coup de pouce. Pas pour partir, mais à organiser une soirée pour célébrer les victoires collectives et la fin de l’année scolaire. Parce que oui, depuis la fin de tes études, tu as ce petit sentiment que fin Juin c’est la vraie fin d’année.

Comprenez : une désinhibition généralisée qui fera faire ou dire des choses que les 3 semaines de vacances ne suffiront pas à faire oublier.

La mauvaise nouvelle dans cette histoire, c’est que tu as été désigné volontaire pour l’organisation de ce bel événement. Nan, ce n’est pas cool, et puis ce n’est pas juste de dire que quelqu’un est volontaire avant même qu’il ne le dise lui-même. Monde de bourrins …

Bref, comme tu l’as lu dans Cosmo, passée la colère vient l’acceptation et avec l’acceptation, l’organisation. Comment t’y prendre ? Quelles étapes ne pas oublier ? Quel budget ? Quel programme ? On t’a préparé une petite liste des choses à ne surtout pas oublier.

#1: Cocher la case dans l’agenda !

Même si ça parait évident, ça ne fait jamais de mal de le répéter. C’est une condition qui, une fois remplie, t’aidera à bien des égards, au premier rang desquels tu trouveras fournisseurs et autres commandes de goodies et de déco. Au deuxième rang desquels, c’est plus pratique pour tout le monde de pouvoir prévenir à l’avance son/sa concubin.e que ce jour-là, il faudra qu’il/elle gère les gosses parce qu’il y’a apéro avec les collègues. « Mais promis je serai là tôt » jurera celui qui rentrera rond comme une queue de pelle à 3h du matin et dormira sur le canapé.

Et puis tu te doutes bien que tu n’es pas le seul à organiser une boom en cette période de l’année. Les week-ends, c’est mort. Personne ne travaille et tout le monde est déjà bien assez emmerdé par les mariages des uns et des autres. Le jeudi est un bon compromis mais déjà bien sollicité.

Bref, prends de l’avance.

#2: Think out of the box but into the portemonnaie

C’est sympa de vouloir faire l’américain avec des licornes qui passent au-dessus des fontaines géantes, mais si tu as le budget pour la foire au saucisson de Saint Bougnard les olivettes, respire un grand coup et oublie les licornes. Et aussi les fontaines géantes. A la limite tu peux bricoler un truc avec un tuyau d’arrosage, m’enfin, pas sûr que ça donne quelque chose de sympa.

Pour autant, il n’est pas obligatoire de s’émanciper de ton rein gauche pour offrir une animation culinaire sympa à tes camarades. Pour te donner une idée, chez Monsieur Saucisse, il te coutera environ pas cher de régaler tout le monde avec nos hot-dogs de 12 cm, idéals pour se régaler sans se tâcher.

#3: The place to be

Notre belle capitale regorge de lieux prêts à vous emmener loin des klaxons et du métro-boulot-dodo. Pour une soirée d’été, vise l’espace extérieur. Mais comme nous vivons dans une charmante région au climat aussi incertain que le PSG en Ligue des Champions, n’hésite pas à prévoir une petite solution de repli. Mais les pros ont l’habitude et les péniches, rooftops, terrasses et autres jardins éphémères sont parfaitement adaptés aux averses sporadiques.

Si vous êtes un petit groupe, moins d’une cinquantaine, et que vous n’avez pas envie d’exploser le PEL de l’entreprise, alors privilégies une réservation d’espace plutôt qu’une privatisation, dans des lieux à fortes capacités comme peuvent l’être les terrasses éphémères. L’effet sera le même et l’addition moins salée.

Pour les plus grand groupes, de plus de 50 personnes, la privatisation totale permet de mettre en place le thème que tu auras choisi avec les animations adéquates disséminées aux quatre coins du lieu.

Toi tu t’en fiches de tout ça parce que les locaux de ton entreprise sont flambants neufs et trop feng shui ? Alors profiter de cet espace est peut être LA meilleure solution. Outre les économies, c’est aussi la meilleure manière de ne pas avoir de déperdition le jour j : c’est toujours plus pratique de boire un verre sur place que de faire le déplacement jusqu’à un lieu qui n’est parfois pas du tout sur le chemin du retour à la maison.

En fonction de la configuration, nous avons forcément la solution à vos locaux :

Le tricycle : le must. Un peu rétro, un brin bobo, carrément instagramable avec le hashtag #foodbike, c’est la config idéale lorsque tu as de la place. Et oui, on fait pas rentrer ce petit bijou de 2,5 mètres sur 1 dans tes locaux. Mais pas de panique car …

Le chariot : le must. Oui c’est le deuxième must de la liste. Ce qui est le must c’est d’avoir Monsieur Saucisse pendant tes évènements. Chariot ou tricycle, c’est juste question d’organisation … 1 mètre 20 par 80 cm, auvent, guirlande bois brut, fait sur mesure, moins costaud que le grand frère mais tout aussi adapté à tes soirées ! C’est l’esprit guinguette qui s’invite à ta soirée.

Le stand champêtre : le must. Avec ça, on peut limite venir dans ton propre bureau. Question scénographie rien à envier au chariot ou au tricycle : caisses en bois, guirlandes lumineuses, belle nappe … C’est notre botte secrète passe partout avec grâce à laquelle on peut même s’en sortir en cas de panne d’ascenseur.

Tu as trouvé ta config ? Tu hésites ? Ne t’inquiète pas, de toutes manières on prend la décision avec toi. Une fois que l’on discute de ta prestation, notre manager des opérations (tu sais, Alena, celle qui a un pass Navigo Grand voyageur ?) vient te voir pour prendre les dimensions et discuter de la faisabilité.

#4: Chambouletout ou pêche aux canards : comment régaler les participants ?

Ça marche toujours. Enfin toujours … On va dire que le principe d’avoir des occupations durant la soirée, des petits arguments en plus d’y venir, est une chose appréciée par la plupart des personnes présentes à ce genre d’événement. Naturellement, les piliers de bar trouveront que la meilleure activité est … le bar, et les gourmands ne se détacheront pas de notre stand de hot-dogs.

Pour les autres, qui représentent tout de même une part non négligeable, il est de bon ton de prévoir quelque chose. Oui mais quoi ? Commence par te poser la questions de savoir pourquoi tu as organisé cette summer party : parce qu’on t’a obligé ? pour créer de la cohésion entre des équipes trop silotées ? pour offrir un moment de détente après une période de rush ? Entre la pétanque, le mölkky (to be bobo or not to be…), la machine à surf, le taureau mécanique ou le saut à l’élastique seule la configuration du lieux et l’ambiance générale souhaitée devront trancher.

#5: Communication is the key

Avant l’événement, c’est très utile pour que les personnes sachent que l’événement à lieu. Aussi élémentaire que le point numéro 1, mais aussi important à rappeler. Mail à l’ensemble des collaborateurs, flyers distribués dans les locaux, affichage dans l’ascenseur, relances, inscriptions …

Pendant l’événement, affiches les temps forts qui rythmeront la soirée : animations, discours … A l’accueil, sur des panneaux disséminés un peu partout, sur des flyers … Les possibilités sont multiples !

Alors que les derniers sont partis, il est trop souvent acté que l’événement est terminé. En réalité ce n’est pas si simple … Profites des jours qui suivent pour récolter les retours afin d’améliorer les prochaines éditions. Cela te permettra d’enrichir ton mail de remerciement, et oui il faut en préparer un, de quelques retours les plus positifs.

Comment ? Avec Google Form, tu peux créer très rapidement un questionnaire qui te permettra de poser quelques questions du style :

Avez-vous apprécié la soirée ?
Quels sont les points d’amélioration ?
Etes-vous d’accord pour dire que Monsieur Saucisse fait les meilleurs hot-dogs de l’univers ?
Pensez-vous que la morale soit la meilleure des politiques ?
La pluralité des cultures fait-elle obstacle à l’unité du genre humain ?

Et oui, comme pour les enfants et la pédagogie, l’événementiel c’est l’art de la répétition …

Tiens-nous au courant de l’organisation de ta soirée et fais nous savoir si nos conseils t’ont permis de cartonner !